MAKALAH SOP

STANDARD OPERATING PROCEDUR

Pengantar Administrasi Perkantoran

Yulianti Eka Putri

BAB I

PENDAHULUAN

A.   Latar Belakang

            Bagi sebagian perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan yang sudah memahami arti penting keberadaan SOP bagi bisnis mereka, sangat menyakini bahwa SOP akan memberikan manfaat yang sangat banyak bagi pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi perusahaan-perusahaan yang belum memahami arti penting dari SOP, akan memperlakukan SOP dengan sebelah mata, SOP dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu fleksibilitas kerja mereka, akan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis.

B.   Rumusan Masalah

Dari uraian diatas dapat kami rumuskan :

A.    Apa pengertian sop ?

B.     Apa tujuan dari sop ?

C.     Apa fungsi dari sop ?

D.    Sebutkan jenis-jenis sop ?

E.     Apa saja prinsip penyusunan sop?

F.      Sebutkan teknik penyusunan sop?

G.    Apa prinsip penerapan sop?

H.    Apa saja format sop?

I.       Sebutkan simbol-simbol sop?

C.   Tujuan

Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah :

1.      Memberikan pemahaman mengenai Standard Operating System (SOP)

2.      Menerapkan SOP dalam kehidupan sehari-hari

BAB II

PEMBAHASAN

A.   Pengertian SOP (Standar Operating Prosedur)

      SOP adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

      SOP  merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

      Jadi, SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.

B.   Tujuan SOP

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30):

1.      Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.

2.      Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.

3.      Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.

4.      Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan. 

5.      Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 

6.      Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.

7.      Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.

8.      Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.

9.      Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

C.   Fungsi SOP

1.      Memperlancartugaspetugas/pegawaiatautim/unit kerja.

2.      Sebagaidasarhukumbilaterjadipenyimpangan.

3.      Mengetahuidenganjelashambatan-hambatannyadanmudahdilacak.

4.      Mengarahkanpetugas/pegawaiuntuksama-samadisiplindalambekerja.

5.      Sebagaipedomandalammelaksanakanpekerjaanrutin.

D.   Jenis-Jenis SOP

Ø  Berdasarkaan sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu

1.      SOP Teknis

SOP Teknis, adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja. SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan, kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.

2.      SOP Administratif

SOP Administratif, adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:

1.      Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan tunggal.

2.      Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

3.      Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

Ø  SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

Menurut cakupan dan besaran kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu

1.      SOP Makro

SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksana kegiatan.

Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk, dan SOP pengiriman surat.

2.      SOP Mikro

SOP Mikro merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.

Ø  SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu

1.      SOP Final

SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

2.      SOP Parsial

SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.

Ø  SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.

1.      SOP Generik

SOP Generik (umum) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara dan seterusnya.

2.      SOP Spesifik

SOP spesifik (khusus) adalah SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya.

           

E.   Prinsip Penyusunan SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah dipahami dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan membuat pegawai mengalami kesulitan pula. Untuk membuat SOP yang baik hendaknya suatu perusahaan merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini.

1.      Prinsip Kemudahan dan Kejelasan

Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa mengalami kendala dalam pelaksanaan tugasnya.

2.      Prinsip Efisiensi dan Efektivitas

Prinsip ini menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip ini mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan prinsip ini membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.

3.      Prinsip Perhatian dan Keselarasan

Prinsip ini bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan lainnya.

4.      Prinsip Keterukuran

Prinsip ini menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

5.      Prinsip Dinamis

Prinsip dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.

6.      Prinsip Berorientasi pada Konsumen

Prosedur-prosedur yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan pada pengguna.

7.      Prinsip Kepatuhan dan Kepastian Hukum

Penyusunan SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku, serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum.

     

F.    Teknik Penyusunan SOP

      Berikut adalah teknik penyusunan SOP.

1.      Membentuk Tim dan Kelengkapannya

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan, dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.

2.      Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim

Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.

3.      Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.

G.  Prinsip Penerapan SOP

      Dalam melaksanakan SOP, terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi, yaitu sebagai berikut.

1.       Efisien

Setiap aktivitas kerja diharapkan bisa lebih cepat dan tepat. SOP dijadikan acuan agar karyawan mampu melaksanakan pekerjaan seefisien mungkin dengan cermat dan tepat.

2.      Konsisten

SOP harus selalu dilaksanakan secara konsisten oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun dalam suatu organisasi.

3.      Komitmen

SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan, mulai dari karyawan yang posisinya paling tinggi hingga karyawan yang posisinya paling rendah.

4.      Mengikat

SOP harus mengikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

5.      Perbaikan berkelanjutan

Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar dapat menerapkan prosedur kerja lebih efisien dan efektif.

6.      Memiliki peran penting

Seluruh karyawan mempunyai peran penting. Karyawan yang tidak dapat melaksanakan perannya dengan baik akan mengganggu proses kerja secara keseluruhan, bahkan dikhawatirkan akan mengganggu perusahaan.

7.      Terdokumentasi

Seluruh prosedur kerja yang telah dibakukan harus didokumentasikan dengan baik sehingga akan menjadi dokumen perusahaan/organisasi yang permanen.

H.  Format SOP

      SOP memiliki berbagai format. Berikut adalah beberapa format SOP yang harus anda ketahui

1.      Langkah Sederhana (simple step)

simple step dapat digunakan jika proseddur yg akan disusun hanya memuat sfiki saja kegiatan dan memerlukan hanya sedikit keputusan yang sederhana. format ini dapat digunakan jika hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur SOP dan biasanya merupakan prosedur ruting dalam langkah sederhana ini kegiatan yang akan dilaksanakan cendrung sefrhana dengan proses yang kurang dari 10 langkah.

2.      Tahapan Berurutan (hierarcichal steps)

dapat digunakan jika prosedur yang disusun panjang dari 10 langkah dan membutuhkan informasi yang lebih rinci. namun tetap membutuhkan sedikit pengambilan kepuvsan. dalam langkah ini langkah yang telah diidentifikasi dijacrkan kedalam sub langkah lebih rinci lagi.

3.      Grafik (graphic)

dapat digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. dalam format ini proses yang panjang dijabarkan dalam sub proses yang lebih penfk yang hanya berisi beberapa langkah. juga bisa untuk menggamcrkan prosedur suatu foto atau diagram. format ini tujuannya agar memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditunjukan untuk pelaksanaan eksternal.

4.      Diagram Alur (flowcharts)

merupakan format yang biasa digunakan jika dalam sop diperlukan pengemclian kepuvsan yang banyak dan membutuhkan jawaban seperti yah/tidak benar/salah dst. yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya.. format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah diikuti oleh para pegawai.

I.      Simbol-Simbol SOP

      Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum.  Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol  flowchart untuk pengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol-simbol ini sama persis  dengan template yang digunakan IBM pada 1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk simbol-simbol tersebut:

		Terminator, simbol untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
		Process, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  proses atau operasi. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
		Connector, tanda panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.
		Decision, simbol untuk menunjukkan sebuah langkah  pengambilan keputusan. Umumnya, menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan ‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’  yang menentukan bagaimana alur dalam flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tersebut.
		Sub-process, simbol untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih  rinci.
		Document, simbol untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
		Input/Output, simbol untuk menunjukkan data yang menjadi input  atau output proses.
		Connector (On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.
		Off-page Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf dan Off-page Connector menggunakan angka.

Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

            SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku.

B.     Saran

            Sop dibuat oleh perusahaan bukan untuk menyusahkan karyawannya, sebaliknya untuk memperlancar dan meningkatkan kinerja.

Pembahasan mengenai simbol SOP di atas yaitu :

 

Terminator, simbol ini digunakan  untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.

 

Process, simbol ini digunakan untuk menunjukkan sebuah langkah  proses atau sebuah tindakan. Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.

Contoh Bagan SOP

Bagan arus untuk menabung di bank