STANDARD OPERATING PROCEDUR
Pengantar Administrasi Perkantoran
Yulianti Eka Putri
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Bagi sebagian perusahaan, terutama
perusahaan-perusahaan yang sudah memahami arti penting keberadaan SOP bagi
bisnis mereka, sangat menyakini bahwa SOP akan memberikan manfaat yang sangat banyak bagi
pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi perusahaan-perusahaan yang belum
memahami arti penting dari SOP, akan memperlakukan SOP dengan sebelah mata, SOP
dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu fleksibilitas kerja mereka,
akan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis.
B. Rumusan
Masalah
Dari uraian diatas dapat kami rumuskan :
A.
Apa pengertian sop ?
B.
Apa tujuan dari sop ?
C.
Apa fungsi dari sop ?
D.
Sebutkan jenis-jenis sop ?
E.
Apa saja prinsip penyusunan sop?
F.
Sebutkan teknik penyusunan sop?
G.
Apa prinsip penerapan sop?
H.
Apa saja format sop?
I.
Sebutkan simbol-simbol sop?
C. Tujuan
Tujuan dari pembuatan makalah ini
adalah :
1.
Memberikan pemahaman mengenai Standard Operating
System (SOP)
2.
Menerapkan SOP dalam kehidupan sehari-hari
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian SOP (Standar Operating
Prosedur)
SOP
adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan
menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
SOP merupakan tatacara atau tahapan yang
dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja
tertentu.
Jadi,
SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang
diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di
dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara
rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami
dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku.
Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil
produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan,
pelayanan dan pengaturan yang seimbang.
B.
Tujuan SOP
Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan
perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang
berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik
adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan
untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta
mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam
perusahaan.
Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji,
2014:30):
1. Untuk
menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana
petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan
tertentu.
2. Sebagai
acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
3. Untuk
menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan
mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses
pelaksanaan kegiatan.
4. Merupakan
parameter untuk menilai mutu pelayanan.
5. Untuk lebih
menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
6. Untuk
menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
7. Sebagai
dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi
suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya,
sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
8. Sebagai
dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
9. Sebagai
dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.
C.
Fungsi SOP
1. Memperlancartugaspetugas/pegawaiatautim/unit kerja.
2. Sebagaidasarhukumbilaterjadipenyimpangan.
3. Mengetahuidenganjelashambatan-hambatannyadanmudahdilacak.
4. Mengarahkanpetugas/pegawaiuntuksama-samadisiplindalambekerja.
5. Sebagaipedomandalammelaksanakanpekerjaanrutin.
D.
Jenis-Jenis SOP
Ø Berdasarkaan
sifat kegiatannya, SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu
1.
SOP Teknis
SOP Teknis, adalah prosedur standar yang
sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau
pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan
sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain. SOP
teknis ini biasanya dilaksanakan oleh satu orang atau satu kesatuan tim kerja.
SOP Teknis berisi langkah-langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau
langkah detail melaksanakan pekerjaan. Dalam penyelenggaraan administrasi
pemerintahan SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh
pelaksana tunggal seperti: pemeliharaan sarana-prasarana, pemeriksaan keuangan,
kearsipan, korespondensi, dokumentasi dan lainnya.
2.
SOP Administratif
SOP Administratif, adalah prosedur
standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh
lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau
jabatan.
Ciri-ciri SOP Administratif adalah sebagai berikut:
1.
Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari
satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan
tunggal.
2.
Berisi tahapan-tahapan pelaksanaan kegiatan atau
langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak
menggambarkan cara melakukan kegiatan.
3.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan
lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-proses
perencanaan, penganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses
dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan. SOP administratif dalam
lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional
seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling
kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas
pokok dan fungsinya.
Ø SOP Menurut
Cakupan dan Besaran Kegiatan
Menurut cakupan dan besaran
kegiatannya, SOP dikategorikan ke dalam dua jenis yaitu
1.
SOP Makro
SOP Makro mencakup beberapa SOP
mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan
integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP
tersebut. SOP makro tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan
oleh pelaksana kegiatan.
Contohnya SOP pengelolaan surat yang merupakan SOP
makro dari SOP penanganan surat masuk, SOP pemberian tanggapan terhadap surat masuk,
dan SOP pengiriman surat.
2.
SOP Mikro
SOP Mikro merupakan bagian dari
sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP
makro yang lebih besar cakupannya.
Ø SOP Menurut
Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
SOP menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan
dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu
1.
SOP Final
SOP final adalah SOP yang berdasarkan cakupan
kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan Bahan
Penyusunan Pedoman. SOP penyelenggaraan bimbingan teknis merupakan SOP final
dari SOP penyiapan penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
2.
SOP Parsial
SOP parsial adalah SOP yang berdasarkan cakupan
kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final
sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang
mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan
Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.
Ø SOP Menurut
Cakupan dan Jenis Kegiatan
SOP menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan dikategorikan
ke dalam dua jenis yakni SOP Generik dan SOP Spesifik.
1.
SOP Generik
SOP Generik (umum) adalah SOP
berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari
kegiatan yang di SOP kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.
Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan.
Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan di Satker A dan SOP pengelolaan Keuangan di
Satker B memiliki SOP Generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK,
Bendahara dan seterusnya.
2.
SOP Spesifik
SOP spesifik (khusus) adalah SOP
berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya rellatif memiliki perbedaan dari
kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP
tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena
sifatnya yang spesifik tersebut. Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji
Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di instansi Z
tidak berlaku di laboratorium lainnya.
E.
Prinsip
Penyusunan SOP
Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang baik adalah SOP yang dapat dengan mudah
dipahami dan dijalankan. SOP yang mudah dipahami dan dijalankan tentunya akan
memudahkan semua pegawai mengerjakannya, sebaliknya SOP yang sulit malah akan
membuat pegawai mengalami kesulitan pula. Untuk membuat SOP yang baik hendaknya
suatu perusahaan merujuk pada prinsip-prinsip berikut ini.
1. Prinsip
Kemudahan dan Kejelasan
Prinsip ini
dimaksudkan agar prosedur-prosedur standar yang akan disusun harus dengan mudah
dapat dipahami dan diterapkan oleh semua pegawai termasuk pegawai baru tanpa
mengalami kendala dalam pelaksanaan tugasnya.
2. Prinsip
Efisiensi dan Efektivitas
Prinsip ini
menerapkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip
ini mutlak harus menjadi pedoman dalam penyusunan prosedur kerja. Diharapkan
prinsip ini membuat pekerjaan lebih cepat selesai dan lebih murah.
3. Prinsip
Perhatian dan Keselarasan
Prinsip ini
bertujuan untuk menyelaraskan prosedur-prosedur yang berkaitan satu dengan
lainnya.
4. Prinsip
Keterukuran
Prinsip ini
menjadi sangat penting dalam SOP karena output dari prosedur-prosedur yang
terstandarisasi mengandung kualitas mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian
keberhasilannya.
5. Prinsip
Dinamis
Prinsip
dinamis maksudnya, prosedur-prosedur yang ada dapat dengan mudah disesuaikan
dengan perkembangan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang.
6. Prinsip
Berorientasi pada Konsumen
Prosedur-prosedur
yang dikembangkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat
memberikan kepuasan pada pengguna.
7. Prinsip
Kepatuhan dan Kepastian Hukum
Penyusunan
SOP harus memenuhi ketentuan-ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku,
serta untuk memperoleh kepastian hukum agar dapat ditaati oleh pegawai dan
melindungi pegawai jika terjadi tuntutan hukum.
F.
Teknik Penyusunan SOP
Berikut
adalah teknik penyusunan SOP.
1. Membentuk
Tim dan Kelengkapannya
Tim bertugas mengumpulkan data,
mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis prosedur, melakukan pengembangan,
melakukan uji coba, melakukan sosialisasi, memonitor dan evaluasi, melakukan
penyempurnaan, dan menyajikan hasil-hasil pengembangannya kepada pimpinan SOP.
2. Memberikan
Pelatihan untuk Anggota Tim
Agar dapat melaksanakan tugas
sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus memperoleh pembekalan yang benar
tentang cara menyusun SOP sehingga dapat disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan
SOP yang kelak dapat digunakan oleh anggota tim dalam melaksanakan tugas.
3. Sosialisasi
SOP ke Seluruh Unit
Tujuan sosialisasi SOP adalah agar
diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi, apabila terjadi perubahan, para
pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan puncak dituntut untuk
melakukan sosialisasi tersebut.
G.
Prinsip Penerapan SOP
Dalam
melaksanakan SOP, terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi, yaitu sebagai
berikut.
1. Efisien
Setiap aktivitas kerja diharapkan
bisa lebih cepat dan tepat. SOP dijadikan acuan agar karyawan mampu
melaksanakan pekerjaan seefisien mungkin dengan cermat dan tepat.
2. Konsisten
SOP harus selalu dilaksanakan secara
konsisten oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun dalam suatu organisasi.
3. Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan
komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan, mulai dari karyawan yang
posisinya paling tinggi hingga karyawan yang posisinya paling rendah.
4. Mengikat
SOP harus mengikat para karyawan
dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
5. Perbaikan
berkelanjutan
Dalam melaksanakan pekerjaan,
penerapan SOP harus terus disempurnakan agar dapat menerapkan prosedur kerja
lebih efisien dan efektif.
6. Memiliki
peran penting
Seluruh karyawan mempunyai peran
penting. Karyawan yang tidak dapat melaksanakan perannya dengan baik akan
mengganggu proses kerja secara keseluruhan, bahkan dikhawatirkan akan
mengganggu perusahaan.
7. Terdokumentasi
Seluruh prosedur kerja yang telah
dibakukan harus didokumentasikan dengan baik sehingga akan menjadi dokumen
perusahaan/organisasi yang permanen.
H.
Format SOP
SOP
memiliki berbagai format. Berikut adalah beberapa format SOP yang harus anda
ketahui
1. Langkah Sederhana
(simple step)
simple step dapat digunakan jika
proseddur yg akan disusun hanya memuat sfiki saja kegiatan dan memerlukan hanya
sedikit keputusan yang sederhana. format ini dapat digunakan jika hanya ada
beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur SOP dan biasanya merupakan
prosedur ruting dalam langkah sederhana ini kegiatan yang akan dilaksanakan
cendrung sefrhana dengan proses yang kurang dari 10 langkah.
2. Tahapan Berurutan
(hierarcichal steps)
dapat digunakan jika prosedur yang
disusun panjang dari 10 langkah dan membutuhkan informasi yang lebih rinci.
namun tetap membutuhkan sedikit pengambilan kepuvsan. dalam langkah ini langkah
yang telah diidentifikasi dijacrkan kedalam sub langkah lebih rinci lagi.
3. Grafik
(graphic)
dapat digunakan jika prosedur yang
disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. dalam format ini proses
yang panjang dijabarkan dalam sub proses yang lebih penfk yang hanya berisi
beberapa langkah. juga bisa untuk menggamcrkan prosedur suatu foto atau
diagram. format ini tujuannya agar memudahkan dalam memahami prosedur yang ada
dan biasanya ditunjukan untuk pelaksanaan eksternal.
4. Diagram Alur
(flowcharts)
merupakan format yang biasa
digunakan jika dalam sop diperlukan pengemclian kepuvsan yang banyak dan
membutuhkan jawaban seperti yah/tidak benar/salah dst. yang akan mempengaruhi
sub langkah berikutnya.. format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah diikuti
oleh para pegawai.
I.
Simbol-Simbol SOP
Simbol-simbol
flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum. Ini
mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft
Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol flowchart
untuk pengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu
simbol-simbol ini sama persis dengan template yang digunakan IBM pada
1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk
simbol-simbol tersebut:
|
|
Terminator, simbol
untuk menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi
kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
|
|
|
Process, simbol
untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau operasi. Umumnya,
menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
|
|
|
Connector, tanda
panah yang menunjukkan arah aliran dari satu proses ke proses yang lain.
|
|
|
Decision, simbol
untuk menunjukkan sebuah langkah pengambilan keputusan. Umumnya,
menggunakan bentuk pertanyaan, dan biasanya jawabannya terdiri dari ‘yes’ dan
‘no’ atau ‘ya’ dan ‘tidak’ yang menentukan bagaimana alur
dalam flowchart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau
pertanyaan tersebut.
|
|
|
Sub-process, simbol
untuk menunjukkan bahwa dalam langkah yang dimaksud terdapat flowchart
lain yang menggambarkan langkah tersebut lebih rinci.
|
|
|
Document, simbol
untuk menunjukkan proses atau keberadaan dokumen.
|
|
|
Input/Output, simbol
untuk menunjukkan data yang menjadi input atau output proses.
|
|
|
Connector
(On-page), simbol untuk menunjukkan hubungan simbol dalam flowchart
sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat simbol yang akan
dihubungkan jaraknya berjauhan dan rumit jika dihubungkan dengan garis.
|
|
|
Off-page
Connector, fungsinya sama dengan Connector, akan
tetapi digunakan untuk menghubungkan simbol-simbol yang berada pada halaman
yang berbeda. Label untuk Connector dapat menggunakan huruf
dan Off-page Connector menggunakan angka.
|
Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah
sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa
belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja
mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati
simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
SOP (Standard
Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta
proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis
yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur
kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan
dengan baik dan konsisten oleh pelaku.
B. Saran
Sop
dibuat oleh perusahaan bukan untuk menyusahkan karyawannya, sebaliknya untuk
memperlancar dan meningkatkan kinerja.
Pembahasan mengenai simbol SOP di
atas yaitu :
Terminator, simbol ini
digunakan untuk menunjukkan awal atau
akhir dari aliran proses. Umumnya, diberi kata-kata ‘Start’, ‘End’, ‘Mulai’,
atau ‘Selesai’.
Process, simbol ini
digunakan untuk menunjukkan sebuah langkah proses atau sebuah tindakan.
Umumnya, menggunakan kata kerja dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Contoh Bagan SOP
Bagan arus
untuk menabung di bank